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經(jīng)過長期的發(fā)展和沉淀，各高校在信息化建設(shè)方面基本已經(jīng)摸索出了適合自身發(fā)展的建設(shè)規(guī)范與運(yùn)作體系。高校信息化的發(fā)展依賴每一個信息化項目成果的積累，而信息化項目成功與否，關(guān)鍵一點就在于項目管理是否得當(dāng)。然而，“當(dāng)前高校信息化項目管理的手段和方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)，相關(guān)研究和實踐更偏重于技術(shù)思維”。

　　大連理工大學(xué)黨政辦公室副主任張鵬表示，優(yōu)秀的信息化項目管理應(yīng)具備五大要素：一是一把手的大力支持與協(xié)調(diào)推動，二是明確的項目建設(shè)目標(biāo)和項目需求，三是配置合理、高效的項目團(tuán)隊，四是規(guī)范的項目管理流程，五是有效的風(fēng)險防控體系。目前如何科學(xué)有效地管理信息化項目，成為各高校應(yīng)著力關(guān)注的核心命題。對此，各位信息化工作者給出了自己的見解和思考。

　　洞悉影響因素，邁出關(guān)鍵一步

　　“信息化項目管理主要包括兩方面內(nèi)容：一是管理對象，不同類型的信息化項目，管理標(biāo)準(zhǔn)不同；二是管理過程，如項目征集、項目所需材料審核、項目入庫論證、項目變更與終止、項目驗收等。”北京師范大學(xué)信息化建設(shè)辦公室盧小清表示。

　　其實，信息化項目管理一直都有，只不過在不同階段有不同的形式。如今，高校信息化已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，政策驅(qū)動下，洞悉影響信息化項目管理進(jìn)化的關(guān)鍵因素成為第一抓手。采訪中我們發(fā)現(xiàn)，目前影響高校信息化項目管理的因素主要包括以下三個。

　　第一，一把手的重視和校方需求的明確。“信息化建設(shè)是一把手工程，所以影響項目管理的首要因素就是建設(shè)單位一把手是否重視?！敝心县斀?jīng)政法大學(xué)信息管理部部長吉群表示，學(xué)校信息化項目管理均執(zhí)行“雙負(fù)責(zé)人”制度，突出一把手責(zé)任制。建設(shè)單位負(fù)責(zé)明確建設(shè)需求和建設(shè)目標(biāo)，歸口管理部門負(fù)責(zé)立項審核、技術(shù)方案審核、上線試運(yùn)行審核以及組織驗收結(jié)項，同時開展項目中期檢查以及項目變更等全生命周期管理工作。

　　對于校方需求的明確，張鵬表示，信息化項目規(guī)劃時，校方的需求較泛化、不明確；在項目實施過程中，確定的需求可能超出廠商對工期進(jìn)度安排和資源投入的預(yù)估，或者校方可能經(jīng)常性增減、取消或調(diào)整需求。以上均會導(dǎo)致項目無法按時交付，甚至“爛尾”。他表示，信息化建設(shè)管理部門應(yīng)協(xié)同信息技術(shù)部門，加強(qiáng)學(xué)校信息化統(tǒng)籌規(guī)劃并通過完善信息化項目前期可行性論證、評審機(jī)制，指導(dǎo)申報部門梳理并明確建設(shè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，制定合理、可行的建設(shè)方案。

　　第二，職責(zé)的明確和認(rèn)識程度的提升?！皩τ谛畔⒒椖咳芷诘墓芾恚婚_始就要明確職責(zé)問題，即按照‘誰使用，誰負(fù)責(zé)’或‘誰主管，誰負(fù)責(zé)’的標(biāo)準(zhǔn)開展后續(xù)工作?！彼拇ù髮W(xué)信息化建設(shè)與管理辦公室主任段磊表示，數(shù)字時代的來臨，使高校信息化項目管理要求日趨提高。如今的信息化項目管理已不再只是簡單地完成項目，更多的是要關(guān)注項目的整體發(fā)展動態(tài)，樹立短期和長期目標(biāo)，著眼信息化項目的整個生命周期。

　　另外，盧小清表示，當(dāng)前大家都認(rèn)為信息化工作很重要，但對信息化項目管理的認(rèn)識依然不足，需要進(jìn)一步提升。同時高校信息化項目管理需要優(yōu)先確定主責(zé)單位，隨后基于相關(guān)的制度規(guī)范，在項目實施管理過程中，合理提供一些明確的要求，如某個環(huán)節(jié)需要哪些材料，技術(shù)需要滿足什么規(guī)范等，有效做好資源集成，促進(jìn)信息化項目快速落地。

　　第三，有效的項目風(fēng)險管理。張鵬表示，任何信息化項目都有實施風(fēng)險，項目規(guī)劃時，若沒有開展對潛在風(fēng)險問題的識別、分析、應(yīng)對和監(jiān)控等工作，可能會缺少針對性的措施和應(yīng)對預(yù)案，導(dǎo)致項目無法達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

　　對此，他表示，信息化項目在規(guī)劃階段編制可行性報告時，需全面梳理、有效識別風(fēng)險因素，做好分析評估，落實相關(guān)防范措施；在實施階段，項目組應(yīng)根據(jù)流程和應(yīng)對預(yù)案，針對面臨的風(fēng)險進(jìn)行有效處置，同時對執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)、評估與反饋，及時梳理存在的問題，積累經(jīng)驗，不斷增強(qiáng)風(fēng)險識別和處置能力。

　　以影響因素為抓手，高校在深入了解和反思自身信息化項目管理工作的同時，結(jié)合多年信息化建設(shè)、發(fā)展情況以及當(dāng)前的發(fā)展趨勢，不難發(fā)現(xiàn)自身面臨的困境與挑戰(zhàn)。

　　從挑戰(zhàn)中探索新路徑

　　信息化項目管理是系統(tǒng)性工程，涉及內(nèi)容多、覆蓋面廣，同時各高校的情況不一。相關(guān)專家表示，當(dāng)前高校在信息化項目管理方面主要面臨如下五項挑戰(zhàn)。

　　一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。

　　張鵬表示，如今業(yè)務(wù)職能部門普遍開始重視信息化工作，但對信息化在一流大學(xué)建設(shè)中的戰(zhàn)略意義仍然認(rèn)識不夠。各業(yè)務(wù)職能部門更多的是以自身業(yè)務(wù)為中心，建設(shè)本部門內(nèi)部亟需的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，缺少全局規(guī)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)分散、各成一體的應(yīng)用孤島現(xiàn)象。他表示，高校應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、過程管理及績效評估等方面的管理體制與運(yùn)行機(jī)制建設(shè)。

　　段磊表示，近幾年四川大學(xué)在信息化建設(shè)方面，最大的轉(zhuǎn)變就是強(qiáng)化“統(tǒng)籌”，即目前學(xué)校信息化建設(shè)由信息化建設(shè)與管理辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃。據(jù)他介紹，四川大學(xué)信息化建設(shè)主要遵循“三統(tǒng)一”原則，即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一立項、統(tǒng)一管理。以四川大學(xué)校園無線網(wǎng)改造項目為例，開始立項時，部門就把總體的預(yù)算、規(guī)模、施工進(jìn)度都規(guī)劃好，然后再分年度實施，并要求每年實施結(jié)束后都能實現(xiàn)一定的階段性目標(biāo)，最終保證整個項目順利達(dá)到既定目標(biāo)。

　　二是“輕重”問題嚴(yán)重。

　　吉群指出，目前高校信息化項目管理存在“重立項，輕結(jié)項”“重程序合規(guī)，輕技術(shù)方案的完整與科學(xué)”以及項目全生命周期管理中的“重管理，輕指導(dǎo)和服務(wù)”等問題。

　　對此，中南財經(jīng)政法大學(xué)進(jìn)行了項目管理機(jī)制創(chuàng)新，實行“三融合”與“三分離”制度?！叭诤稀敝疙椖抗芾砼c內(nèi)控管理相融合、行政審批與技術(shù)審核相融合、項目監(jiān)管與技術(shù)服務(wù)相融合；“三分離”主要是決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)分離。

　　其中，項目管理與內(nèi)控管理融合通過“管建分離”和“雙負(fù)責(zé)人”制度實現(xiàn)；行政審批和技術(shù)審核融合是指信息化項目不僅要完成項目立項環(huán)節(jié)等行政審批，還需通過技術(shù)專家組的技術(shù)審核，只有通過技術(shù)審核的方案才能采招并開始建設(shè)；在項目監(jiān)管與技術(shù)服務(wù)相融合方面，項目管理辦公室負(fù)責(zé)項目的全流程管理，技術(shù)專家組負(fù)責(zé)技術(shù)方案審核與項目全流程的指導(dǎo)服務(wù)。

　　三是數(shù)據(jù)共享不暢。

　　“未經(jīng)信息化管理部門的審批與技術(shù)論證，部分業(yè)務(wù)部門自費(fèi)開展的信息化項目往往游離于學(xué)?？傮w規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外，沒有明確數(shù)據(jù)的集成與共享機(jī)制，甚至搭建數(shù)據(jù)封閉的系統(tǒng)，容易導(dǎo)致新‘?dāng)?shù)據(jù)孤島’現(xiàn)象的形成?！睆堸i指出，一些數(shù)據(jù)因來源不明確、維護(hù)不及時、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等質(zhì)量問題，導(dǎo)致系統(tǒng)建成后無法發(fā)揮已有數(shù)據(jù)的價值，還會因“反復(fù)填表”“重復(fù)填報”等突出問題降低用戶的幸福度和體驗感。

　　吉群介紹，中南財經(jīng)政法大學(xué)的信息化建設(shè)工作經(jīng)過多年探索與實踐，在學(xué)校凝聚了共識，形成了合力。

　　目前學(xué)校信息化項目建設(shè)經(jīng)費(fèi)全部統(tǒng)籌到信息管理部，業(yè)務(wù)部門如需使用業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)開展信息化項目建設(shè)，也必須將經(jīng)費(fèi)劃轉(zhuǎn)至信息管理部才能開展建設(shè)；未經(jīng)信息管理部項目管理辦公室論證審批的項目不能自行建設(shè)，未經(jīng)信息管理部技術(shù)專家組論證審核的采招方案一律不能進(jìn)行招投標(biāo)。

　　這種高度統(tǒng)籌的體制不僅保障了信息化項目規(guī)范有序進(jìn)行，同時也極大地避免了重復(fù)建設(shè)和不規(guī)范建設(shè)，并有效解決了建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享不暢的問題。

　　四是考核評價難以開展。

　　盧小清表示，信息化項目實施的過程和效果都需要評價，但就目前來看，由于信息化項目比較復(fù)雜、時間跨度較長、建設(shè)進(jìn)度不一，導(dǎo)致信息化項目評價難以開展。對此，他表示，高校可以先針對每個項目進(jìn)行一個綜合性評價，評價的角度可以包括項目進(jìn)度、實施效果、績效目標(biāo)、師生滿意度等，在驗收時或驗收結(jié)束之后再納入當(dāng)年的信息化工作評價當(dāng)中。

　　針對信息化項目的考核評價，張鵬表示，大連理工大學(xué)于2020年制定了信息化工作考核管理辦法，將項目執(zhí)行、應(yīng)用推廣及用戶使用反饋等情況列入部門年度考核指標(biāo)，確保項目負(fù)責(zé)單位能夠嚴(yán)格按照計劃進(jìn)度開展各階段工作和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行，并加強(qiáng)項目的宣傳培訓(xùn)和后續(xù)運(yùn)維。

　　同時，在項目實施、驗收和運(yùn)維時，可以將項目相關(guān)數(shù)據(jù)的全生命周期管理規(guī)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為驗收要求和項目績效的考核評價指標(biāo)，以全面提升數(shù)據(jù)質(zhì)量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支持?jǐn)?shù)據(jù)服務(wù)與應(yīng)用。

　　五是人員結(jié)構(gòu)不合理。

　　張鵬指出，高校部分業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)項目組的組成單位僅為業(yè)務(wù)部門和廠商。參與項目的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人雖然熟悉業(yè)務(wù)，但未必掌握IT技術(shù)并精通項目管理，在組織協(xié)調(diào)、全局掌控和技術(shù)方向選擇等方面，可能會過度依賴廠商，為項目技術(shù)路線設(shè)計、方案撰寫、項目推進(jìn)與后期系統(tǒng)運(yùn)維等埋下隱患，并對項目實施和應(yīng)用帶來不確定風(fēng)險，從而一定程度上影響建設(shè)績效和師生體驗。

　　他表示，信息化技術(shù)部門可以加入項目組并作為成員單位，提供技術(shù)支持服務(wù)，構(gòu)建業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門分工協(xié)作的工作機(jī)制；信息化管理部門定期參加項目例會和溝通協(xié)調(diào)會，合力推進(jìn)項目建設(shè)工作。

　　在優(yōu)化部門職責(zé)職能方面，吉群表示，中南財經(jīng)政法大學(xué)信息管理是集規(guī)劃、管理、技術(shù)和服務(wù)于一體的部門，這種體制的顯著優(yōu)勢就是有利于資源整合、優(yōu)化配置、提高工作效率和執(zhí)行力。但是如何在建設(shè)中強(qiáng)化監(jiān)管就顯得尤為重要。所以學(xué)校通過“三融合”與“三分離”機(jī)制來實現(xiàn)，即通過“管建分離”制度和“雙負(fù)責(zé)人”制度實現(xiàn)“項目管理與內(nèi)控管理相融合”。

　　其中，“管建分離”指通過調(diào)整班子成員分工及優(yōu)化職能職責(zé)實現(xiàn)，即分管信息化項目管理的副部長和技術(shù)專家組組長（由總工程師擔(dān)任）以及項目管理辦公室工作人員都不做具體的項目建設(shè)工作，從而實現(xiàn)決策權(quán)與執(zhí)行權(quán)分離；項目建設(shè)由建設(shè)單位一把手和歸口管理部門一把手雙負(fù)責(zé)，采招方案由歸口管理部門的行政一把手和技術(shù)專家組組長雙負(fù)責(zé)，實現(xiàn)決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)與監(jiān)督權(quán)分離。

　　信息化項目管理伴隨信息化項目建設(shè)的全生命周期。綜上可知，從信息化項目規(guī)劃、實施、考核評價到團(tuán)隊建設(shè)等方面，高校都面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)。針對這些挑戰(zhàn)，部分高校也探索出了有效的解決路徑。面向未來，如何進(jìn)一步升級和優(yōu)化信息化項目管理工作，成為各高校需持續(xù)思考和深入探索的重要課題。

　　未來：轉(zhuǎn)理念、轉(zhuǎn)思路、轉(zhuǎn)方法

　　“在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，信息化項目管理需要轉(zhuǎn)理念、轉(zhuǎn)思路、轉(zhuǎn)方法，需要與時俱進(jìn)，才能有效賦能高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型?！奔罕硎?。面向未來，相關(guān)專家表示，高校信息化項目管理可從以下幾個方面進(jìn)一步升級：

　　首先，樹立核心理念，完善項目管理體系。

　　張鵬表示，在教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型大背景下，高校應(yīng)將推動和服務(wù)教育改革發(fā)展作為信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，把促進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合作為核心理念，圍繞教育高質(zhì)量發(fā)展需求，遵循“需求牽引、應(yīng)用為王、服務(wù)至上、示范引領(lǐng)、安全運(yùn)行”的總要求，借鑒現(xiàn)代項目管理理論，結(jié)合實際，形成適合本學(xué)校信息化建設(shè)管理工作的方法論和最佳實踐，持續(xù)有效地賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

　　在信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的核心理念下，盧小清表示，還需進(jìn)一步完善以項目庫為核心的項目管理體系。項目庫貫穿項目管理全流程，包含管理要求的相關(guān)資料和項目檔案的全部材料，同時能為上級部門的檢查、巡視提供支撐。高校在進(jìn)一步完善以項目庫為核心的管理體系、加強(qiáng)項目管理統(tǒng)籌的同時，形成多部門協(xié)同聯(lián)動的工作機(jī)制，能夠進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全等保障能力。

　　其次，加強(qiáng)信息化頂層設(shè)計，優(yōu)化管理流程。

　　針對高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的新形勢、新技術(shù)、新需求和新問題，張鵬表示，高校需加強(qiáng)信息化頂層設(shè)計，建立健全信息化治理體系，明確學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)工作的戰(zhàn)略目標(biāo)、實施路徑和信息化項目建設(shè)任務(wù)分解方案，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、歸口管理、分級負(fù)責(zé)”的原則，扎實開展具體項目建設(shè)。

　　然而，信息化項目在實施過程中所遇到的一些問題，時常會出現(xiàn)在頂層設(shè)計的“外圍”。盧小清指出，由于業(yè)務(wù)分散，導(dǎo)致信息化項目建設(shè)的部分環(huán)節(jié)重復(fù)。以“論證”環(huán)節(jié)為例，同一個大型設(shè)備采購類項目，財務(wù)處、實驗室安全與設(shè)備管理處等都會做論證，而且各個部門的標(biāo)準(zhǔn)和要求又存在差異，這使采購、建設(shè)等部門無所適從，不知應(yīng)以哪個論證為標(biāo)準(zhǔn)。

　　對此，北京師范大學(xué)信息化建設(shè)辦公室（以下簡稱“信息辦”）聯(lián)合各個管理部門統(tǒng)一梳理項目管理流程，最終達(dá)成共識，將分散在各部門的類似環(huán)節(jié)進(jìn)行匯總，各部門共同參與。這樣，信息化建設(shè)單位只需面向一個部門，實現(xiàn)了“一對多”到“一對一”的優(yōu)化。

　　最后，調(diào)動各方積極性。

　　盧小清表示，北京師范大學(xué)信息辦作為學(xué)校信息化歸口管理部門，積極配合各部門工作。例如，在項目預(yù)算管理和項目經(jīng)費(fèi)支出管理等方面，信息辦協(xié)同財務(wù)部門做好預(yù)算申報、經(jīng)費(fèi)支出、績效評價等環(huán)節(jié)的工作；再如對于一些技術(shù)經(jīng)驗或技術(shù)人員缺失的部門，信息辦積極進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)、參與項目實施工作，并提供一些服務(wù)器資源、網(wǎng)絡(luò)資源和數(shù)據(jù)資源等方面的支持。通過提供技術(shù)支持服務(wù)，信息辦協(xié)助項目建設(shè)部門實現(xiàn)了他們想要的效果，不僅調(diào)動了這些部門的積極性，還有效推進(jìn)了學(xué)校信息化高質(zhì)量發(fā)展。

　　總之，信息化項目管理在高校信息化發(fā)展中發(fā)揮著保駕護(hù)航的作用，即保方向、保質(zhì)量、保進(jìn)度。高校通過規(guī)范信息化項目管理，切實提升學(xué)校的信息化建設(shè)水平和投入經(jīng)費(fèi)的使用效益，提高信息化技術(shù)服務(wù)師生的能力，增強(qiáng)師生的幸福感、獲得感和安全感！

　　編撰：陳永杰