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中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院文件

中地長院字【2009】27號                  簽發(fā)人：王欣

關(guān)于下發(fā)《中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院

畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）》的通知

各處室、系（部）、中心、館：

為了做好我院畢業(yè)生檔案材料的收集、歸檔和管理工作，確保畢業(yè)生檔案的規(guī)范性與完整性，結(jié)合我院實(shí)際，特制定《中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）》。現(xiàn)下發(fā)至相關(guān)部門，望遵照執(zhí)行。  

中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院

 二00九年四月十五日    

中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）

為了做好我院畢業(yè)生檔案材料的收集、歸檔和管理工作，確保畢業(yè)生檔案的規(guī)范性與完整性，結(jié)合我院實(shí)際，特制定本辦法。

一、畢業(yè)生檔案入檔內(nèi)容和范圍

1、入學(xué)材料：高考錄取檔案。

2、學(xué)習(xí)材料：各學(xué)期成績單。

3、組織材料：加入共青團(tuán)的材料（申請書和志愿書）、加入中國共產(chǎn)黨的材料（申請書、志愿書、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正申請等）。

4、畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定表。

5、獎勵材料：評優(yōu)、評先、評獎學(xué)金登記表。

6、處分材料：受處分及撤銷處分的文件。

7、體檢材料：入學(xué)體檢表、體檢復(fù)查表、畢業(yè)生體檢表。

8、學(xué)籍變動材料：留降級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）有關(guān)材料。

9、每學(xué)年學(xué)生綜合素質(zhì)測評表。

二、歸檔要求

1、各種材料必須是辦理完畢的正式文件材料。

2、材料必須完整、真實(shí)，文字清晰，對象明確，注明承辦單位及時間。

3、手續(xù)必須完備，凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章，個人文字材料必須有本人簽字。

4、各類材料只能用碳素墨水書寫。

三、畢業(yè)生檔案收集整理

1、畢業(yè)生檔案統(tǒng)一存放于學(xué)院學(xué)生檔案室，由專人妥善保管。

2、在學(xué)生畢業(yè)前學(xué)院組織各系進(jìn)行畢業(yè)生檔案整理工作。

3、在整理檔案的過程中，對照《中國地質(zhì)大學(xué)長城學(xué)院畢業(yè)生大學(xué)期間檔案材料目錄》進(jìn)行逐項(xiàng)整理。

4、在每年的五月份開始組檔。組檔人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，避免差錯。按照入檔目錄清單整理妥當(dāng)后，以系為單位在規(guī)定的時間統(tǒng)一移交學(xué)院學(xué)生檔案管理辦公室，檔案交接時必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對登記。

5、要保證存檔期間檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺失、撤換、增加、隨意涂改或銷毀檔案材料。

四、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞辦法

1、已就業(yè)的畢業(yè)生檔案，可由畢業(yè)生本人自帶。畢業(yè)生攜報(bào)到證、就業(yè)協(xié)議書及就業(yè)單位調(diào)檔函來學(xué)院學(xué)生檔案管理辦公室調(diào)取檔案。已就業(yè)但就業(yè)單位不承擔(dān)檔案管理的，可轉(zhuǎn)至人才交流中心做人事代理。

2、如用人單位或人事代理機(jī)構(gòu)要求由學(xué)校郵寄檔案的，畢業(yè)生應(yīng)注明檔案接收單位名稱、郵編和檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址，否則不予郵寄，郵寄費(fèi)用學(xué)生自理。

3、畢業(yè)時未落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生，根據(jù)本意愿，其檔案的管理有二種情況：一是轉(zhuǎn)回生源所在地。檔案隨《報(bào)到證》轉(zhuǎn)至生源所在省轄市人事或就業(yè)主管部門；二是轉(zhuǎn)至人才交流中心。檔案隨《報(bào)到證》轉(zhuǎn)至人才交流中心，由人才交流中心進(jìn)行人事代理。

4、畢業(yè)生檔案至多可在學(xué)院保留兩年（從畢業(yè)時間算起）。逾期將轉(zhuǎn)回生源地人事、就業(yè)管理部門。

5、學(xué)生檔案必須經(jīng)嚴(yán)格密封。

6、考上研究生的畢業(yè)生檔案，憑錄取院校的調(diào)檔函及所在系出示的證明材料提取個人檔案。

7、在移交和接受檔案時，要做到檔案與檔案登記表兩對照，完善檔案管理的有關(guān)手續(xù)和制度。

五、辦理時間

在畢業(yè)生畢業(yè)手續(xù)辦理完成后，即可到相關(guān)部門辦理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

六、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

七、解釋權(quán)歸學(xué)生工作處。