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人事檔案管理制度 規(guī)章制度加入時間:2010年06月03日信息來源:本站原創(chuàng)作者:admin訪問量: |
一、目的 為加強學院檔案的收集、整理、保管和利用，提高檔案管理水平和服務水平，促進我院人事檔案管理工作推進順暢，以起到提高我院發(fā)展實力的作用。 二、原則 安全、保密、系統(tǒng)和完整的原則。 三、管理體制 原則上學院行政人員的人事檔案由學院人事處保管，其他人員的人事檔案由所在部門派專人負責管理。 四、檔案分類 學院職工人事檔案分為試用期職工檔案和正式員工檔案兩大類： （一）試用期職員檔案 1、分類：試用期職工檔案可分為基本工資類；試用期考核類；轉正材料類等。 2、材料包括： （1）求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學位證及各類資格證書復印件、試用期勞動合同等； （2）轉正申請、試用期末考核記錄及其他與轉正有關的材料。 （二）正式員工檔案 1、分類：正式員工檔案可分為基本資料類、合同協(xié)議類、培訓類、考核類、工資類、職務變動類、獎懲類和離職類等。 2、材料包括： （1）求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學位證及各類資格證書復印件等個人基本資料； （2）勞動合同及補充協(xié)議、保密協(xié)議等各種協(xié)議； （3）培訓申請、培訓記錄、培訓心得和培訓效果評估等與培訓相關的資料； （4）試用期的各類考核材料、正式錄用后每季度或每年的考核材料等； （5）工資記錄、調(diào)薪記錄等； （6）職位說明書、職務變動等記錄和資料； （7）各類獎勵、處罰材料； （8）離職申請、離職交接手續(xù)等相關資料； （9）其他無法歸入以上八項的材料。 五、人事檔案的歸類、排列與編號 （一）人事檔案的歸類 人事檔案劃分九類后，應把每份材料歸入相應的類別中去。具體歸類方法如下： 1、按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有準確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。 2、按文件內(nèi)容歸類：對只看名稱還無法確定類目歸屬的材料，應根據(jù)其內(nèi)容歸入相應的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個類目時，則應根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應類目。 （二）人事檔案的排列 人事檔案歸類后，每類中的材料應按一定的順序排列，即按照材料形成的時間先后，從遠到近，依次排列。采用這種辦法便于掌握員工的成長和發(fā)展變化，有利于新材料的繼續(xù)補充。 （三）人事檔案的編號 按照一定的順序對每卷人事檔案科學地編號是檔案整理和保管工作的重要一環(huán)。它對鞏固整理成果、固定檔案排列順序、方便保管和查找利用有著重要的作用。人事檔案的編號方法很多，如漢語拼音編號法、筆形編號法和姓氏筆畫編號法等。 1、漢語拼音編號法 （1）全拼音排序法，其操作方法如下： 姓，按拼音字母的次序排列，第一個字母相同再按第二個字母的次序排列；在同姓中，按名字的每一個字的拼音字母順序排列。 名字，先按第一個字的拼音字母排列，如第一個字的拼音相同，則按每二個字的拼音字母的順序排列。遇復姓四個字的姓名也依此類推。 根據(jù)人事檔案的特點，目前學院采用此類方法進行排序編號。 （2）半拼音排序法，是指姓氏取全拼音，名字只限漢語拼音的字頭，其操作方法如下： 先排姓的先后順序；姓氏相同按名字的第一個字的拼音字頭排序；名字第一個字的拼音字母相同，則按名字的第二個字的拼音字頭號排序。 2、筆形編號法，又稱“四角號碼法”（略） 3、姓氏筆畫編號法（略） 4、單位編號法（略） 5、分類編號法（略） 六、人事檔案保管的物質(zhì)條件 （一）文件夾：試用期員工檔案屬臨時檔案，用普通文件夾暫時保存。試用期滿經(jīng)考核轉為正式職工后，按正式職工的要求歸檔和管理檔案。 （二）檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。 檔案袋是人事檔案的主要包裝材料。它不僅能保護檔案材料，減少磨損，防止光線、灰塵和有害氣體對檔案的損壞，同時又是人事檔案的封面，有利于檔案的檢索和存放。 1、檔案袋規(guī)格：長30cm,寬24cm。 2、檔案袋材料：選用內(nèi)頁共60頁的透明膠紙的文件夾。 3、檔案袋顏色：應采用淺淡色，目前采用淺藍色。 七、人事檔案提供利用方式 人事檔案提供利用的方式是檔案管理部門在可提供利用的范圍內(nèi)，提供檔案的具體形式。目前，提供利用方式主要有查閱、調(diào)閱、出具證明材料、提供人事資料卡片和提供人事工作信息等。 1、查閱 查閱是相關利用者到人事檔案管理部門去查看所需要了解的檔案材料，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門在提供查閱時，應做好相應的查閱登記。 2、調(diào)閱 調(diào)閱是相關利用者為了完成某項人事工作任務，通過查閱不能滿足其需要時，必須將人事檔案借出使用而采取的一種利用方式。借閱人事檔案必須嚴格履行借閱手續(xù)，借出時間一般不超過兩周，借出的檔案逾期未還時，檔案管理部門要及時催還或續(xù)辦延長手續(xù)。不相關部門人員調(diào)閱檔案在《調(diào)閱登記薄》上登記并呈存檔案部門主管核準后，才可調(diào)閱。調(diào)閱檔案時間以兩天為限，不得轉借、拆卸、調(diào)換、復印。 3、出具證明材料 出具證明材料是在提供利用的范圍內(nèi)，由管理部門對人事檔案的有關內(nèi)容進行摘抄和復制，形成單獨材料，以證明該人的情況。出具的檔案證明應認真校對、審查，經(jīng)檔案管理部門主管批準后，加蓋部門公章后方可發(fā)出。 4、人事資料卡 每個檔案都建立一張人事資料卡，記載存檔人基本信息資料。根據(jù)需要了解的問題，查閱者可摘抄人事資料卡的相關內(nèi)容或復印資料卡。 5、其他需要存檔的資料。 八、人事檔案的保存期限與銷毀 1、學院建立的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退和離職等人員檔案，自職工離職之日起保存一年后方可銷毀。 2、各類檔案應根據(jù)規(guī)定定期進行鑒定，此項工作由學院指定部門根據(jù)檔案的保管期限和再利用價值進行鑒定。凡需銷毀的檔案應登記造冊，經(jīng)主管領導簽署意見后方可銷毀。 3、學院人事部門每年對收集、整理、利用、銷毀的檔案分別進行全面統(tǒng)計并上報。 九、獎勵和處罰 1、學院對在檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作中成績顯著的部門和個人予以獎勵。 2、學校對以下部門或個人予以獎勵：舉報、制止檔案違法行為或在查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的；熱心資助檔案事業(yè)事跡突出的；在其他方面對檔案工作作出突出貢獻的。 3、學校對以下部門或個人予以行政處分或罰款：損壞、丟失學校檔案的；擅自提供、抄錄、公布、偽造檔案的；不按規(guī)定歸檔或不按期歸檔的；明知保存的檔案面臨危險而不采取措施造成檔案損失的。情節(jié)嚴重的應追究刑事責任。 |